Eine Lohnabrechnung zeigt dem Arbeitnehmer genau, wie sein Lohn für einen Zeitraum ermittelt wurde: was er verdient hat, was abgezogen wurde und was tatsächlich auf seinem Konto angekommen ist. In vielen Ländern ist eine aufgeschlüsselte Lohnabrechnung gesetzlich vorgeschrieben, und auch wo nicht, ist sie der einfachste Weg, Streit zu vermeiden. Diese Anleitung geht jeden Teil in der Reihenfolge durch, in der Sie ihn ausfüllen.
Sie können parallel im kostenlosen PayslipKit-Generator mitarbeiten: Er hat für jeden der folgenden Schritte ein Feld und erstellt das PDF direkt in Ihrem Browser. Nichts von dem, was Sie eingeben, wird hochgeladen.
Vorab: Zahlen zusammentragen
Eine Lohnabrechnung stellt Zahlen nur dar; sie legt sie nicht fest. Bevor Sie eine Vorlage öffnen, sollten Sie Folgendes bereithalten:
- Den vereinbarten Lohnsatz des Arbeitnehmers (Monatsgehalt, Tages- oder Stundensatz)
- Gearbeitete Stunden oder Tage, Überstunden, genommenen Urlaub und unbezahlte Fehlzeiten
- Für diesen Zeitraum fällige Prämien, Provisionen oder Zulagen
- Die Abzugsbeträge, die Sie einbehalten – Steuer, Sozialversicherung, Rente, Darlehensraten –, wie sie Ihre Lohnsoftware, Ihr Steuerberater oder die offiziellen Rechner der zuständigen Behörde ermittelt haben
- Die Summen aus früheren Lohnabrechnungen dieses Jahres, falls Sie Jahressummen ausweisen
PayslipKit berechnet weder Steuern noch Sozialversicherungsbeiträge. Sie tragen jeden Betrag selbst ein – so behalten Sie die Kontrolle, und die Lohnabrechnung entspricht dem, was Sie tatsächlich gezahlt und abgeführt haben.
Schritt 1: Arbeitgeberangaben
Setzen Sie den Namen Ihres Unternehmens oder Haushalts mit Anschrift an den Anfang. Wenn in Ihrem Land eine Arbeitgeber- oder Steuernummer üblicherweise auf Lohnabrechnungen steht, ergänzen Sie diese. Ein Logo ist optional, sorgt aber Monat für Monat für ein einheitliches Erscheinungsbild.
Schritt 2: Arbeitnehmerangaben
Geben Sie den vollständigen Namen des Arbeitnehmers an und, wo sinnvoll:
- Personalnummer
- Tätigkeit oder Abteilung
- Steuer- oder Sozialversicherungsnummer, sofern üblich (in manchen Ländern ist das so; anderswo lässt man sie aus Datenschutzgründen besser weg)
- Zahlungsart – Überweisung, bar oder Scheck – und bei Bedarf die letzten Ziffern des Kontos
Schritt 3: Abrechnungszeitraum und Auszahlungsdatum
Nennen Sie den Zeitraum, den die Lohnabrechnung abdeckt („1.–31. Oktober 2026“), und das Datum der Zahlung. Das sind zwei verschiedene Angaben: Der Zeitraum bestimmt, welche Arbeit bezahlt wird; das Auszahlungsdatum belegt, wann gezahlt wurde. Bei wöchentlicher oder zweiwöchentlicher Bezahlung nummerieren Sie die Zeiträume („Woche 32“), wenn Ihre Lohnbuchhaltung das so handhabt.
Schritt 4: Bezüge
Führen Sie jede Vergütungsart in einer eigenen Zeile auf statt als Pauschalbetrag. Typische Zeilen:
| Bezügezeile | Übliche Darstellung |
|---|---|
| Grundgehalt | Monatsbetrag oder Satz × Stunden/Tage |
| Überstunden | Stunden × Überstundensatz |
| Zulagen | Fahrt-, Wohn-, Verpflegungszuschuss, jeweils einzeln |
| Prämie / Provision | Betrag und idealerweise, worauf er sich bezieht |
| Urlaubsentgelt | Tage × Tagessatz |
Die Summe ergibt den Bruttolohn. Wenn Sie Überstunden vergüten, hilft Ihnen der Überstundenrechner, die Multiplikation vor dem Eintragen zu prüfen.
Schritt 5: Abzüge
Führen Sie jeden Abzug einzeln auf, wo vorhanden mit seiner offiziellen Bezeichnung – zum Beispiel dem Namen der staatlichen Rentenversicherung oder der nach dem örtlichen System einbehaltenen Lohnsteuer. Übliche Gruppen:
- Gesetzliche Abzüge: Lohnsteuer, Sozialversicherung, Krankenversicherung, Pflichtrente
- Freiwillige Abzüge: zusätzliche Rentenbeiträge, Gewerkschaftsbeiträge, vom Arbeitnehmer gewählte Versicherungen
- Sonstige: Rückzahlung von Vorschüssen, Darlehensraten, Abzüge für unbezahlten Urlaub (soweit Gesetz und Vertrag es zulassen)
Addieren Sie die Abzüge. Nehmen Sie nie einen Abzug auf, dem der Arbeitnehmer nicht zugestimmt hat oder den das Gesetz nicht erlaubt; die Regeln, was abgezogen werden darf, unterscheiden sich stark zwischen den Ländern.
Schritt 6: Nettolohn
Nettolohn = Bruttolohn − Summe der Abzüge. Er muss dem tatsächlich überwiesenen oder ausgehändigten Betrag entsprechen. Ist das nicht der Fall, fehlt etwas – ein nicht erfasster Vorschuss, eine Rundungsdifferenz oder ein falscher Satz. Ein Rechenbeispiel finden Sie unter Brutto vs. Netto.
Schritt 7: Arbeitgeberanteile (optional)
In manchen Ländern zahlen Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt Beiträge – etwa zur Sozialversicherung oder in einen Vorsorgefonds. Sie werden nicht vom Lohn des Arbeitnehmers abgezogen, aber wenn Sie sie „zur Information“ ausweisen, entsteht ein klareres Bild der gesamten Personalkosten. Halten Sie sie optisch von den Abzügen getrennt, damit niemand die beiden verwechselt.
Schritt 8: Jahressummen
Spalten mit Jahressummen (im Englischen „YTD“, year to date) zeigen den kumulierten Bruttolohn sowie Steuern und Beiträge seit Beginn des Steuer- oder Geschäftsjahres. Sie helfen Arbeitnehmern, ihre Jahreswerte zu prüfen, und erleichtern die Jahresmeldungen. Unser Ratgeber zu YTD auf der Lohnabrechnung erklärt, wie man sie berechnet und wann das Jahr in verschiedenen Ländern beginnt.
Schritt 9: Vor dem Versand prüfen
Gehen Sie diese Liste durch:
- Namen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer richtig geschrieben
- Richtiger Abrechnungszeitraum und richtiges Auszahlungsdatum
- Jede Bezügezeile mit dem richtigen Satz und der richtigen Menge
- Abzüge entsprechen dem, was Sie berechnet haben und abführen werden
- Brutto − Abzüge = Netto, und Netto = gezahlter Betrag
- Jahressumme = vorherige Jahressumme + dieser Zeitraum
- Währung klar angegeben
Schritt 10: Zustellen
Die meisten Arbeitgeber versenden Lohnabrechnungen heute als PDF per E-Mail oder über einen gemeinsamen Ordner; für Hausangestellte oder Beschäftigte ohne E-Mail funktionieren ausgedruckte Exemplare weiterhin gut. Wofür Sie sich auch entscheiden: Stellen Sie die Abrechnung am oder um den Zahltag zu. Manche Rechtsordnungen setzen eine Frist für die Ausstellung – die Länderseiten unter Vorlagen für die Lohnabrechnung bieten einen Überblick mit Links zu offiziellen Quellen.
Teilen Sie Gehaltsangaben nicht in einem Gruppenchat oder einem gemeinsamen Postfach. Eine Lohnabrechnung enthält personenbezogene Daten.
Schritt 11: Unterlagen aufbewahren
Speichern Sie eine Kopie jeder ausgestellten Lohnabrechnung zusammen mit Stundenzetteln und Zahlungsnachweisen. Arbeits- und Steuerbehörden können in vielen Ländern noch Jahre später Lohnunterlagen einsehen wollen, und die Aufbewahrungsfristen sind unterschiedlich. Lesen Sie Aufbewahrung von Lohnabrechnungen für die Fristen mehrerer großer Länder und Tipps zur sicheren Speicherung von Gehaltsdaten.
Häufige Fehler
- Eine einzige Pauschalzeile „Gehalt“. Schlüsseln Sie auf, damit der Arbeitnehmer sieht, wie sich der Betrag zusammensetzt.
- Arbeitgeberanteile unter den Abzügen. Dadurch wirkt der Nettolohn falsch.
- Falsche Zeitraumdaten, nachdem die Abrechnung des Vormonats kopiert wurde.
- Nettolohn, der nicht zur Überweisung passt.
- Keine Kopie beim Arbeitgeber aufbewahrt.
Eine Lohnabrechnung muss tatsächlich verdienten und gezahlten Lohn widerspiegeln. Eine Abrechnung zu erstellen, die das nicht tut – für einen Kreditantrag, ein Visum oder sonst etwas –, ist Betrug und nach den Nutzungsbedingungen von PayslipKit verboten.
Wenn Sie so weit sind, öffnen Sie den Lohnabrechnungs-Generator, füllen Sie die oben beschriebenen Abschnitte aus und laden Sie Ihr PDF herunter.
Dieser Ratgeber bietet allgemeine Informationen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Inhalt der Lohnabrechnung und Regeln für Abzüge hängen von Ihrem Land ab – prüfen Sie die offizielle Quelle oder fragen Sie eine fachkundige Beratung.