薪資單會清楚告訴員工這一期的薪資是怎麼算的：賺了多少、扣了多少，以及實際匯入銀行帳戶的金額。在許多國家，逐項列明的薪資單是法律規定；即使沒有規定，它也是避免爭議最簡單的方法。本文依填寫順序，逐一說明每個部分。
您可以一邊閱讀，一邊使用免費的 PayslipKit 產生器，以下每個步驟都有對應的欄位，並能在瀏覽器中產生 PDF。您輸入的任何內容都不會上傳。
開始之前：先準備好數字
薪資單只負責呈現數字，並不決定數字。打開任何範本之前，請先準備：
- 與員工約定的工資（月薪、日薪或時薪）
- 出勤時數或天數、加班、請假與任何無薪缺勤
- 本期應發的獎金、佣金或津貼
- 您要代扣的扣款金額，包括所得稅、社會保險、退休金、借款扣回，以薪資軟體、會計師或主管機關官方試算工具的計算結果為準
- 如果要顯示年度累計，準備今年先前各期薪資單的累計數字
PayslipKit 不會計算所得稅或社會保險費。每一筆金額都由您輸入，讓您完全掌握，也確保薪資單與您實際支付及繳納的金額一致。
步驟 1：雇主資料
在最上方填入公司或家庭名稱與地址。如果您所在國家的薪資單慣例上會印出雇主登記號碼或稅籍編號（例如統一編號），請一併加入。公司標誌可有可無，但能讓每個月的文件看起來一致。
步驟 2：員工資料
填入員工全名，並視需要加入：
- 員工編號
- 職稱或部門
- 稅籍或社會保險號碼（如果慣例上會列出；有些國家會列，其他地方為了隱私最好不要列）
- 發薪方式，例如銀行轉帳、現金或支票，必要時加上帳號末幾碼
步驟 3：薪資期間與發薪日
寫明薪資單涵蓋的期間（「2026 年 10 月 1–31 日」）與實際發薪的日期。這是兩件不同的事：薪資期間界定支付的是哪段時間的工作；發薪日則證明何時付款。如果是週薪或雙週薪，而您的薪資作業有編號，也可以標示期別（「第 32 週」）。
步驟 4：應發項目
每一種薪資各列一行，不要只寫一筆總額。常見項目：
| 應發項目 | 常見呈現方式 |
|---|---|
| 本薪 | 月薪金額，或費率 × 時數／天數 |
| 加班費 | 時數 × 加班費率 |
| 各項津貼 | 交通、住房、伙食，各自分開列示 |
| 獎金／佣金 | 金額，最好註明對應的事由 |
| 假日或休假工資 | 天數 × 日薪 |
加總後就是應發合計。如果有支付加班費，可以先用加班費計算機核對乘算結果再填入。
步驟 5：應扣項目
每一項扣款都分開列示，有官方名稱的就使用官方名稱，例如國家退休金制度的名稱，或依當地制度代扣的所得稅。常見分類：
- 法定扣款：所得稅扣繳、社會保險、健康保險、強制性退休金
- 自願扣款：額外的退休金自提、工會會費、員工自行參加的保險
- 其他：預支薪資扣回、借款分期、無薪假扣款（在法律與契約允許的範圍內）
加總所有扣款。絕對不要加入員工未同意或法律不允許的扣款；各國對可扣款項的規定差異很大。
步驟 6：實發金額
實發金額 = 應發合計 − 應扣合計。這個數字必須等於實際轉帳或交付的金額。如果不一致，代表有遺漏：未記錄的預支、尾數差異或費率錯誤。計算範例請見稅前薪資與實領薪資。
步驟 7：雇主負擔（選擇性）
在某些國家，雇主除了薪資之外還要另外提繳，例如社會保險或公積金。這些不會從員工薪資中扣除，但以「僅供參考」的方式顯示，能更清楚呈現整體的人事成本。請在版面上與扣款區分開來，避免混淆。
步驟 8：年度累計
年度累計（YTD）欄位顯示自課稅年度或會計年度開始以來，累計的應發合計、稅款與提繳金額。這能幫助員工核對全年數字，也讓年底申報更輕鬆。我們的薪資單上的年度累計一文，說明如何計算以及各國的年度起算時間。
步驟 9：寄出前再檢查
逐項確認以下清單：
- 雇主與員工姓名拼寫正確
- 薪資期間與發薪日正確
- 每個應發項目使用正確的費率與數量
- 扣款與您計算並將繳納的金額一致
- 應發合計 − 應扣合計 = 實發金額，且實發金額 = 實際支付金額
- 年度累計 = 前期年度累計 + 本期
- 幣別標示清楚
步驟 10：交付薪資單
現在多數雇主會以電子郵件或共用資料夾寄送 PDF 薪資單；對家事人員或沒有電子郵件的勞工，紙本依然很好用。不論選擇哪種方式，都請在發薪日前後交付。有些司法管轄區訂有開立薪資單的期限，請參考薪資單範本中的各國頁面，取得概要與官方資料來源連結。
不要把薪資資料貼在群組聊天或共用信箱裡。薪資單屬於個人資料。
步驟 11：保存紀錄
每一張開立的薪資單都要保存副本，並與工時表、付款證明放在一起。許多國家的勞動與稅務機關可能在多年後要求查看薪資紀錄，而各國的保存期限不同。請閱讀薪資單紀錄保存，了解幾個主要國家規定的期限，以及安全存放薪資資料的建議。
常見錯誤
- 只寫一行「薪資」總額。 請逐項列出，讓員工看得出數字是怎麼來的。
- 把雇主負擔混入扣款。 這會讓實發金額看起來不對。
- 複製上個月薪資單後，期間日期忘了改。
- 實發金額與銀行轉帳金額不符。
- 雇主沒有保留副本。
薪資單必須反映實際賺得並支付的薪資。製作不實的薪資單（用於申請貸款、簽證或任何其他用途）屬於詐欺，PayslipKit 的服務條款明確禁止。
準備好之後，開啟薪資單產生器，填好以上各區塊，就能下載 PDF。
本文為一般資訊，不構成法律或稅務建議。薪資單內容與扣款規定依國家而定，請向官方資料來源或合格的專業人士確認。