Una nómina explica al trabajador exactamente cómo se ha calculado su sueldo de un periodo: lo que ha ganado, lo que se le ha descontado y lo que realmente ha llegado a su cuenta bancaria. En muchos países el recibo de nómina desglosado es obligatorio por ley y, aunque no lo sea, es la forma más sencilla de evitar conflictos. Esta guía recorre cada apartado en el orden en que lo rellenarías.
Puedes seguirla con el generador gratuito de PayslipKit, que tiene un campo para cada paso y crea el PDF en tu navegador. Nada de lo que escribes se sube a ningún servidor.
Antes de empezar: reúne tus cifras
Una nómina solo presenta cifras; no las decide. Antes de abrir cualquier plantilla, ten a mano:
- El salario pactado con el trabajador (sueldo mensual, tarifa diaria o por hora)
- Horas o días trabajados, horas extra, vacaciones disfrutadas y ausencias no retribuidas
- Las primas, comisiones o complementos que correspondan a este periodo
- Los importes de las deducciones que retienes —impuestos, seguridad social, pensión, devolución de préstamos—, calculados con tu programa de nóminas, tu asesoría o las calculadoras oficiales de la autoridad competente
- Los totales de las nóminas anteriores de este año, si muestras el acumulado anual
PayslipKit no calcula impuestos ni cotizaciones sociales. Tú escribes cada importe, lo que te da el control y garantiza que la nómina coincida con lo que realmente pagaste e ingresaste.
Paso 1: Datos de la empresa
Pon en la cabecera el nombre de tu empresa o del hogar empleador, con su dirección. Si en tu país se suele imprimir en la nómina un número de registro como empleador o una referencia fiscal, añádelo. El logotipo es opcional, pero ayuda a que el documento tenga un aspecto uniforme mes a mes.
Paso 2: Datos del trabajador
Incluye el nombre completo del trabajador y, cuando corresponda:
- Número de empleado o identificador interno
- Puesto o departamento
- Número fiscal o de seguridad social, si es costumbre mostrarlo (en algunos países lo es; en otros es mejor omitirlo por privacidad)
- Forma de pago —transferencia, efectivo o cheque— y, si resulta útil, los últimos dígitos de la cuenta
Paso 3: Periodo de liquidación y fecha de pago
Indica el periodo que cubre la nómina («1–31 de octubre de 2026») y la fecha en que se pagó. Son dos datos distintos: el periodo define qué trabajo se está pagando; la fecha de pago demuestra cuándo se hizo el pago. Si pagas por semanas o quincenas, numera los periodos («Semana 32») si tu sistema de nóminas lo hace.
Paso 4: Devengos
Detalla cada concepto retributivo en su propia línea, en lugar de una cantidad global. Líneas habituales:
| Concepto de devengo | Cómo se suele mostrar |
|---|---|
| Salario base | Importe mensual, o tarifa × horas/días |
| Horas extra | Horas × precio de la hora extra |
| Complementos | Transporte, vivienda, comidas, cada uno por separado |
| Prima / comisión | Importe y, a ser posible, a qué corresponde |
| Vacaciones o permisos retribuidos | Días × tarifa diaria |
Súmalos para obtener el salario bruto (total devengado). Si pagas horas extra, la calculadora de horas extra te ayuda a comprobar la multiplicación antes de introducirla.
Paso 5: Deducciones
Detalla cada deducción por separado, con su nombre oficial cuando exista; por ejemplo, el nombre del sistema nacional de pensiones o la retención del impuesto sobre la renta según el sistema local. Grupos habituales:
- Deducciones obligatorias: retención del impuesto sobre la renta, seguridad social, seguro de salud, pensión obligatoria
- Deducciones voluntarias: aportaciones adicionales a planes de pensiones, cuotas sindicales, seguros a los que el trabajador se haya adherido
- Otras: devolución de anticipos, cuotas de préstamos, descuentos por permisos no retribuidos (cuando la ley y el contrato lo permitan)
Suma el total de deducciones. Nunca incluyas una deducción que el trabajador no haya aceptado o que la ley no permita; las normas sobre qué se puede descontar varían mucho de un país a otro.
Paso 6: Líquido a percibir
Líquido a percibir = salario bruto − total de deducciones. Debe coincidir con el importe realmente transferido o entregado. Si no coincide, falta algo: un anticipo sin registrar, una diferencia de redondeo o una tarifa equivocada. Consulta salario bruto y neto para ver un ejemplo práctico.
Paso 7: Aportaciones de la empresa (opcional)
En algunos países la empresa paga cotizaciones además del salario; por ejemplo, a la seguridad social o a un fondo de previsión. No se descuentan del sueldo del trabajador, pero mostrarlas «a título informativo» da una imagen más clara del coste total del empleo. Mantenlas visualmente separadas de las deducciones para que nadie las confunda.
Paso 8: Acumulado anual
Las columnas de acumulado anual muestran el salario bruto, los impuestos y las cotizaciones acumulados desde el inicio del ejercicio fiscal o económico. Ayudan al trabajador a comprobar sus cifras anuales y facilitan las declaraciones de fin de año. Nuestra guía sobre el acumulado anual en la nómina explica cómo calcularlo y cuándo empieza el año en distintos países.
Paso 9: Revisa antes de enviar
Repasa esta lista:
- Nombres de la empresa y del trabajador bien escritos
- Periodo de liquidación y fecha de pago correctos
- Cada línea de devengo usa la tarifa y la cantidad correctas
- Las deducciones coinciden con lo que calculaste y vas a ingresar
- Bruto − deducciones = neto, y neto = importe pagado
- Acumulado = acumulado anterior + este periodo
- La moneda se indica con claridad
Paso 10: Entrégala
Hoy la mayoría de los empleadores envían la nómina en PDF por correo electrónico o a través de una carpeta compartida; las copias impresas siguen funcionando bien para el personal del hogar o para trabajadores sin correo electrónico. Elijas lo que elijas, entrégala en la fecha de pago o en torno a ella. Algunas jurisdicciones fijan un plazo para entregar la nómina: consulta las páginas por país de nuestras plantillas de nómina para ver un resumen con enlaces a fuentes oficiales.
No compartas datos salariales en un chat de grupo ni en un buzón compartido. Una nómina contiene datos personales.
Paso 11: Guarda tus registros
Guarda una copia de cada nómina que emitas, junto con los registros horarios y los justificantes de pago. En muchos países las autoridades laborales y fiscales pueden pedir los registros de nóminas años después, y los plazos de conservación varían. Lee conservación de nóminas para conocer los plazos de varios países importantes y consejos para guardar los datos salariales de forma segura.
Errores frecuentes
- Una sola línea de «salario» con un importe global. Desglosa los conceptos para que el trabajador vea cómo se llega a la cifra.
- Mezclar las aportaciones de la empresa con las deducciones. Hace que el líquido a percibir parezca incorrecto.
- Fechas de periodo equivocadas tras copiar la nómina del mes anterior.
- Un líquido a percibir que no coincide con la transferencia bancaria.
- No conservar copia por parte del empleador.
Una nómina debe reflejar un salario realmente devengado y pagado. Crear una que no lo haga —para pedir un préstamo, tramitar un visado o cualquier otra cosa— es fraude, y las condiciones de uso de PayslipKit lo prohíben.
Cuando estés listo, abre el generador de nóminas, rellena los apartados anteriores y descarga tu PDF.
Esta guía ofrece información general, no asesoramiento legal ni fiscal. El contenido de la nómina y las normas sobre deducciones dependen de tu país: compruébalo en la fuente oficial o con un asesor cualificado.