Eine Lohnabrechnung ist ein Dokument, das der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für jeden Abrechnungszeitraum aushändigt und das zeigt, wie sich der Lohn zusammensetzt: die Bezüge, die Abzüge und der tatsächlich ausgezahlte Betrag. Sie ist ein Nachweis, keine Zahlung – das Geld selbst fließt per Überweisung, bar oder per Scheck. Die Lohnabrechnung erklärt es.
Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung, Payslip: dasselbe Dokument, viele Namen
Im Deutschen spricht man von Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung (im Gesetz auch Entgeltbescheinigung). International trägt das Dokument je nach Region verschiedene Namen. Der Inhalt ist weitgehend gleich, nur das Vokabular ist regional.
| Begriff | Wo er üblich ist | Hinweise |
|---|---|---|
| Payslip / pay slip | Großbritannien, Irland, Australien, Neuseeland, Singapur, Hongkong, Philippinen, Südafrika, große Teile Asiens und des Nahen Ostens | Der außerhalb Nordamerikas am weitesten verbreitete Begriff |
| Pay stub / paycheck stub | USA, Kanada | Ursprünglich der abtrennbare Teil eines Papier-Gehaltsschecks |
| Salary slip | Indien, Pakistan, Bangladesch, Sri Lanka, Teile der Golfregion | Oft für monatlich bezahlte Angestellte verwendet |
| Wage statement / itemized wage statement | Rechtssprache in einigen US-Bundesstaaten und anderen Rechtsordnungen | Betont die Pflicht des Arbeitgebers zur Aufschlüsselung |
| Earnings statement / statement of earnings | Lohnsysteme und Personalportale in den USA und Kanada | Häufige Bezeichnung für elektronische Lohnunterlagen |
| Pay advice / remittance advice | Manche öffentlichen und großen Arbeitgeber | Verwendet, wenn der Lohn per Überweisung gezahlt wird |
In anderen Sprachen begegnen Ihnen Begriffe wie nómina (Spanisch), fiche de paie oder bulletin de paie (Französisch), Gehaltsabrechnung (Deutsch), busta paga (Italienisch), loonstrook (Niederländisch), holerite oder contracheque (brasilianisches Portugiesisch), slip gaji (Indonesisch) und 給与明細 (Japanisch).
Wenn ein Formular, ein Vermieter oder eine Bank „pay stubs“ oder „salary slips“ verlangt, ist dasselbe Dokument gemeint, das Sie als Lohnabrechnung kennen.
Was eine Lohnabrechnung enthält
Die meisten Lohnabrechnungen sind in dieselben Blöcke gegliedert:
- Arbeitgeberangaben – Name des Unternehmens oder Haushalts, Anschrift und manchmal eine Register- oder Steuernummer.
- Arbeitnehmerangaben – Name, Personalnummer, Tätigkeit und in manchen Ländern eine Steuer- oder Sozialversicherungsnummer.
- Abrechnungszeitraum und Auszahlungsdatum – der abgerechnete Zeitraum und der Tag der Zahlung.
- Bezüge – Grundgehalt, Überstunden, Zulagen, Prämien, Provisionen, Urlaubsentgelt, jeweils in einer eigenen Zeile.
- Bruttolohn – die Summe aller Bezüge vor Abzügen.
- Abzüge – einbehaltene Lohnsteuer, Sozialversicherung, Rente, Krankenversicherung und etwaige freiwillige oder vereinbarte Abzüge.
- Nettolohn – was der Arbeitnehmer tatsächlich erhält (Auszahlungsbetrag).
- Jahressummen (vielerorts optional) – kumulierte Werte seit Beginn des Steuerjahres.
- Arbeitgeberanteile (optional) – Beträge, die der Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt zahlt, zur Information.
- Sonstige Angaben – Zahlungsart, Arbeitsstunden, Resturlaub.
Welche dieser Angaben Pflicht sind, hängt vom örtlichen Recht ab. Manche Länder schreiben eine detaillierte Liste vor; andere verlangen nur, dass der Arbeitnehmer nachvollziehen kann, wie sein Lohn berechnet wurde. Unsere Länderseiten unter Vorlagen für die Lohnabrechnung fassen die Anforderungen für jedes abgedeckte Land zusammen und verlinken auf offizielle Quellen.
Eine Erklärung jedes Blocks an einem realistischen Beispiel finden Sie unter Lohnabrechnung lesen und verstehen.
Warum Lohnabrechnungen wichtig sind
Für Arbeitnehmer
- Lohn prüfen. Stunden, Überstundensätze und Abzüge lassen sich Zeile für Zeile nachvollziehen.
- Einkommensnachweis. Vermieter, Kreditgeber und Behörden verlangen häufig aktuelle Lohnabrechnungen.
- Steuern und Leistungen. Die Lohnabrechnung zeigt, was einbehalten wurde – wichtig für die Steuererklärung oder Leistungsanträge.
- Beweis bei Streitigkeiten. Wird der Lohn einmal strittig, sind Lohnabrechnungen die Dokumentation.
Für Arbeitgeber
- Rechtliche Vorgaben. Viele Rechtsordnungen verpflichten Arbeitgeber, für jeden Abrechnungszeitraum eine aufgeschlüsselte Lohnabrechnung auszustellen, teils mit fester Frist.
- Weniger Rückfragen. Eine klare Aufschlüsselung beantwortet die meisten Fragen wie „Warum ist mein Lohn diesen Monat anders?“, bevor sie gestellt werden.
- Dokumentation. Kopien der Lohnabrechnungen gehören zu den Lohnunterlagen, die Arbeits- und Steuerbehörden prüfen können. Siehe Aufbewahrung von Lohnabrechnungen.
- Vertrauen. Transparente Bezahlung gehört zu einem guten Arbeitsverhältnis – auch in kleinen Betrieben und Haushalten mit Hausangestellten, siehe Lohnabrechnungen für Hausangestellte.
Papier oder elektronisch?
Beides ist in der Regel zulässig. Elektronische Lohnabrechnungen – PDFs per E-Mail oder über ein Mitarbeiterportal – sind heute in den meisten Betrieben Standard. Manche Gesetze verlangen, dass der Arbeitnehmer die Abrechnung abrufen und ausdrucken kann oder der elektronischen Zustellung zustimmt; prüfen Sie daher die Regeln in Ihrem Land. Für Beschäftigte ohne E-Mail ist ein ausgedrucktes Exemplar völlig in Ordnung.
Was eine Lohnabrechnung nicht ist
- Kein Vertrag. Sie zeigt, was gezahlt wurde; der Arbeitsvertrag legt fest, was gezahlt werden soll.
- Keine Steuererklärung. Jährliche Steuerbescheinigungen (etwa die Jahresbescheinigungen, die Arbeitgeber in vielen Ländern ausstellen) sind eigene Dokumente.
- Keine Rechnung. Freelancer und Auftragnehmer stellen ihren Kunden Rechnungen; Lohnabrechnungen sind für Arbeitnehmer.
Eine Lohnabrechnung hat nur Wert, weil sie ein echtes Arbeitsverhältnis und echten Lohn widerspiegelt. Eine Abrechnung für nie verdienten Lohn zu erstellen – etwa für einen Kredit-, Miet- oder Visumsantrag – ist praktisch in jedem Land Betrug.
Eine Lohnabrechnung erstellen
Wenn Sie jemanden beschäftigen und Lohnabrechnungen ausstellen müssen, erstellt der PayslipKit-Generator in Ihrem Browser eine aufgeschlüsselte Lohnabrechnung mit länderspezifischen Zeilenbezeichnungen und exportiert sie als PDF. Den vollständigen Ablauf finden Sie unter Lohnabrechnung erstellen.
Dieser Ratgeber bietet allgemeine Informationen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Die Anforderungen an Lohnabrechnungen unterscheiden sich je nach Land und teils nach Region – prüfen Sie die offizielle Quelle für Ihre Rechtsordnung.