Slip gaji memberi tahu karyawan secara persis bagaimana gajinya untuk suatu periode dihitung: berapa yang diperoleh, apa saja yang dipotong, dan berapa yang benar-benar masuk ke rekeningnya. Di banyak negara, slip gaji yang dirinci adalah kewajiban hukum, dan bahkan di negara yang tidak mewajibkannya, slip gaji adalah cara paling sederhana untuk menghindari sengketa. Panduan ini membahas setiap bagian sesuai urutan pengisiannya.
Anda bisa mengikutinya langsung di pembuat slip gaji PayslipKit yang gratis, yang menyediakan kolom untuk setiap langkah di bawah ini dan menghasilkan PDF di browser Anda. Tidak ada data yang Anda ketik yang diunggah.
Sebelum mulai: siapkan angka-angkanya
Slip gaji hanya menyajikan angka; slip gaji tidak menentukannya. Sebelum membuka template apa pun, siapkan hal-hal berikut:
- Tarif gaji karyawan yang telah disepakati (gaji bulanan, upah harian, atau upah per jam)
- Jam atau hari kerja, lembur, cuti yang diambil, dan ketidakhadiran tanpa upah
- Bonus, komisi, atau tunjangan yang jatuh tempo pada periode ini
- Jumlah potongan yang Anda tahan — pajak, asuransi sosial, dana pensiun, cicilan pinjaman — sesuai perhitungan software penggajian, akuntan Anda, atau kalkulator resmi dari otoritas terkait
- Total dari slip gaji sebelumnya tahun ini, jika Anda menampilkan angka YTD (year-to-date, akumulasi sejak awal tahun)
PayslipKit tidak menghitung pajak maupun iuran asuransi sosial. Anda mengetik setiap jumlah sendiri, sehingga Anda tetap memegang kendali dan slip gaji sesuai dengan apa yang benar-benar Anda bayarkan dan setorkan.
Langkah 1: Data pemberi kerja
Cantumkan nama usaha atau rumah tangga Anda di bagian atas, beserta alamat. Jika Anda memiliki nomor registrasi pemberi kerja atau nomor pajak yang lazim dicetak di slip gaji di negara Anda, tambahkan juga. Logo bersifat opsional, tetapi membantu dokumen terlihat konsisten dari bulan ke bulan.
Langkah 2: Data karyawan
Cantumkan nama lengkap karyawan dan, jika relevan:
- Nomor karyawan atau ID staf
- Jabatan atau departemen
- Nomor pajak atau nomor jaminan sosial, jika lazim ditampilkan (di sebagian negara memang lazim; di tempat lain lebih baik tidak dicantumkan demi privasi)
- Metode pembayaran — transfer bank, tunai, atau cek — dan, jika berguna, beberapa digit terakhir nomor rekening
Langkah 3: Periode gaji dan tanggal pembayaran
Sebutkan periode yang dicakup slip gaji (“1–31 Oktober 2026”) dan tanggal uang dibayarkan. Keduanya adalah dua fakta yang berbeda: periode menentukan pekerjaan mana yang dibayar; tanggal pembayaran membuktikan kapan pembayaran dilakukan. Untuk gaji mingguan atau dua mingguan, beri nomor periode (“Minggu 32”) jika sistem penggajian Anda menggunakannya.
Langkah 4: Pendapatan
Tuliskan setiap jenis pendapatan di baris tersendiri, bukan satu jumlah gelondongan. Baris yang umum:
| Baris pendapatan | Cara biasa ditampilkan |
|---|---|
| Gaji pokok | Jumlah bulanan, atau tarif × jam/hari |
| Lembur | Jam × tarif lembur |
| Tunjangan | Transportasi, perumahan, makan, masing-masing dicantumkan terpisah |
| Bonus / komisi | Jumlah dan, idealnya, untuk apa bonus tersebut |
| Upah libur atau cuti | Hari × upah harian |
Jumlahkan semuanya untuk mendapatkan gaji kotor. Jika Anda membayar lembur, kalkulator lembur dapat membantu Anda mengecek perkaliannya sebelum memasukkannya.
Langkah 5: Potongan
Cantumkan setiap potongan secara terpisah, dengan nama resminya jika ada — misalnya nama program pensiun nasional atau pajak penghasilan yang dipotong menurut sistem setempat. Kelompok yang umum:
- Potongan wajib: pemotongan pajak penghasilan, asuransi sosial, asuransi kesehatan, dana pensiun wajib
- Potongan sukarela: iuran pensiun tambahan, iuran serikat pekerja, program asuransi yang dipilih karyawan
- Lainnya: pengembalian kasbon, cicilan pinjaman, potongan untuk cuti tanpa upah (sejauh diizinkan hukum dan kontrak)
Jumlahkan total potongan. Jangan pernah memasukkan potongan yang tidak disetujui karyawan atau tidak diizinkan hukum; aturan tentang apa yang boleh dipotong sangat berbeda antarnegara.
Langkah 6: Gaji bersih
Gaji bersih = gaji kotor − total potongan. Jumlah ini harus sama dengan uang yang benar-benar ditransfer atau diserahkan. Jika tidak sama, ada yang terlewat — kasbon yang tidak dicatat, selisih pembulatan, atau tarif yang salah. Lihat gaji kotor vs gaji bersih untuk contoh perhitungannya.
Langkah 7: Iuran pemberi kerja (opsional)
Di beberapa negara, pemberi kerja membayar iuran di luar gaji — misalnya untuk jaminan sosial atau dana provident. Iuran ini tidak dipotong dari gaji karyawan, tetapi menampilkannya “sebagai informasi” memberi gambaran lebih jelas tentang total biaya tenaga kerja. Pisahkan secara visual dari potongan agar tidak ada yang tertukar.
Langkah 8: Total year-to-date
Kolom YTD menunjukkan akumulasi gaji kotor, pajak, dan iuran sejak awal tahun pajak atau tahun buku. Kolom ini membantu karyawan mengecek angka tahunannya dan memudahkan pelaporan akhir tahun. Panduan kami tentang YTD di slip gaji menjelaskan cara menghitungnya dan kapan tahun tersebut dimulai di berbagai negara.
Langkah 9: Periksa sebelum mengirim
Telusuri daftar berikut:
- Nama pemberi kerja dan karyawan ditulis dengan benar
- Periode gaji dan tanggal pembayaran sudah benar
- Setiap baris pendapatan memakai tarif dan jumlah yang tepat
- Potongan sesuai dengan yang Anda hitung dan akan Anda setorkan
- Kotor − potongan = bersih, dan bersih = jumlah yang dibayarkan
- YTD = YTD sebelumnya + periode ini
- Mata uang ditampilkan dengan jelas
Langkah 10: Kirimkan
Sebagian besar pemberi kerja kini mengirim slip gaji dalam bentuk PDF lewat email atau folder bersama; salinan cetak tetap cocok untuk asisten rumah tangga atau pekerja yang tidak memakai email. Apa pun pilihannya, kirimkan pada atau sekitar tanggal pembayaran. Sebagian yurisdiksi menetapkan batas waktu penerbitan slip gaji — lihat halaman negara di template slip gaji kami untuk ringkasan beserta tautan ke sumber resmi.
Jangan membagikan rincian gaji di grup chat atau kotak masuk bersama. Slip gaji adalah data pribadi.
Langkah 11: Simpan arsipnya
Simpan salinan setiap slip gaji yang Anda terbitkan, bersama lembar absensi dan bukti pembayaran. Otoritas ketenagakerjaan dan perpajakan di banyak negara dapat meminta catatan penggajian bertahun-tahun kemudian, dan masa simpannya berbeda-beda. Baca penyimpanan arsip slip gaji untuk masa simpan yang ditetapkan di beberapa negara besar serta tips menyimpan data gaji dengan aman.
Kesalahan yang sering terjadi
- Satu baris “gaji” gelondongan. Rinci agar karyawan bisa melihat bagaimana angka itu terbentuk.
- Mencampur iuran pemberi kerja ke dalam potongan. Ini membuat gaji bersih terlihat salah.
- Tanggal periode keliru setelah menyalin slip gaji bulan lalu.
- Gaji bersih tidak sama dengan transfer bank.
- Tidak menyimpan salinan di pihak pemberi kerja.
Slip gaji harus mencerminkan gaji yang benar-benar diperoleh dan dibayarkan. Membuat slip gaji yang tidak sesuai kenyataan — untuk pengajuan pinjaman, visa, atau keperluan lain — adalah penipuan, dan ketentuan layanan PayslipKit melarangnya.
Jika sudah siap, buka pembuat slip gaji, isi bagian-bagian di atas, lalu unduh PDF Anda.
Panduan ini berisi informasi umum, bukan nasihat hukum atau pajak. Isi slip gaji dan aturan potongan tergantung pada negara Anda — pastikan dengan sumber resmi atau konsultan yang kompeten.