Een loonstrook laat een werknemer precies zien hoe het loon over een periode is berekend: wat hij heeft verdiend, wat er is ingehouden en wat er werkelijk op zijn bankrekening is gestort. In veel landen is een gespecificeerde loonstrook wettelijk verplicht, en ook waar dat niet zo is, is het de eenvoudigste manier om geschillen te voorkomen. Deze gids loopt elk onderdeel door in de volgorde waarin je het invult.
Je kunt meedoen in de gratis loonstrookgenerator van PayslipKit, die voor elke stap hieronder een veld heeft en in je browser een pdf maakt. Niets van wat je invult wordt geüpload.
Voordat je begint: verzamel je cijfers
Een loonstrook presenteert alleen bedragen; hij bepaalt ze niet. Zorg dat je dit klaar hebt voordat je een sjabloon opent:
- Het afgesproken loon van de werknemer (maandsalaris, dag- of uurloon)
- Gewerkte uren of dagen, overuren, opgenomen verlof en eventuele onbetaalde afwezigheid
- Bonussen, provisie of vergoedingen die deze periode verschuldigd zijn
- De bedragen die je inhoudt — loonheffing, sociale premies, pensioen, aflossingen van leningen — zoals berekend door je salarissoftware, je accountant of de officiële rekenhulpen van de betreffende instantie
- Totalen van eerdere loonstroken dit jaar, als je cumulatieve bedragen toont
PayslipKit berekent geen belasting of sociale premies. Je typt elk bedrag zelf in. Zo houd je de regie en komt de loonstrook overeen met wat je werkelijk hebt betaald en afgedragen.
Stap 1: Gegevens van de werkgever
Zet de naam van je bedrijf of huishouden bovenaan, met een adres. Heb je een registratienummer als werkgever of een fiscaal nummer dat in je land gewoonlijk op loonstroken wordt vermeld, voeg dat dan toe. Een logo is optioneel, maar zorgt dat het document er maand na maand hetzelfde uitziet.
Stap 2: Gegevens van de werknemer
Vermeld de volledige naam van de werknemer en, waar relevant:
- Personeelsnummer
- Functie of afdeling
- Fiscaal of sociaalzekerheidsnummer, als het gebruikelijk is om dat te tonen (in sommige landen wel; elders laat je het om privacyredenen beter weg)
- Betaalwijze — bankoverschrijving, contant of cheque — en eventueel de laatste paar cijfers van het rekeningnummer
Stap 3: Loonperiode en betaaldatum
Vermeld de periode waarop de loonstrook betrekking heeft (“1–31 oktober 2026”) en de datum waarop het geld is betaald. Dat zijn twee verschillende feiten: de periode bepaalt voor welk werk wordt betaald; de betaaldatum bewijst wanneer de betaling plaatsvond. Bij betaling per week of per vier weken nummer je de periodes (“Week 32”) als je loonadministratie dat doet.
Stap 4: Verdiensten
Zet elk soort loon op een eigen regel in plaats van één totaalbedrag. Gebruikelijke regels:
| Looncomponent | Hoe het meestal wordt vermeld |
|---|---|
| Basisloon | Maandbedrag, of tarief × uren/dagen |
| Overuren | Uren × overwerktarief |
| Vergoedingen | Reiskosten, huisvesting, maaltijden, elk apart vermeld |
| Bonus / provisie | Bedrag en, bij voorkeur, waarop het betrekking heeft |
| Vakantie- of verlofloon | Dagen × dagloon |
Tel ze op om het brutoloon te krijgen. Betaal je overuren, dan helpt de rekenhulp voor overuren om de vermenigvuldiging te controleren voordat je het bedrag invult.
Stap 5: Inhoudingen
Vermeld elke inhouding apart, met de officiële naam als die er is — bijvoorbeeld de naam van de nationale pensioenregeling of de loonbelasting die volgens het lokale systeem is ingehouden. Gebruikelijke groepen:
- Wettelijke inhoudingen: ingehouden loonbelasting, sociale premies, zorgverzekering, verplicht pensioen
- Vrijwillige inhoudingen: extra pensioenbijdragen, vakbondscontributie, verzekeringen waarvoor de werknemer heeft gekozen
- Overig: terugbetaling van voorschotten, aflossingen van leningen, inhoudingen voor onbetaald verlof (waar wet en contract dat toestaan)
Tel de inhoudingen op. Neem nooit een inhouding op waarmee de werknemer niet heeft ingestemd of die de wet niet toestaat; de regels over wat je mag inhouden verschillen sterk per land.
Stap 6: Nettoloon
Nettoloon = brutoloon − totaal inhoudingen. Dit moet gelijk zijn aan het bedrag dat werkelijk is overgemaakt of overhandigd. Is dat niet zo, dan ontbreekt er iets — een niet-geregistreerd voorschot, een afrondingsverschil of een verkeerd tarief. Zie bruto en netto voor een uitgewerkt voorbeeld.
Stap 7: Werkgeverslasten (optioneel)
In sommige landen betalen werkgevers premies bovenop het salaris — bijvoorbeeld voor de sociale zekerheid of een voorzieningsfonds. Die worden niet op het loon van de werknemer ingehouden, maar als je ze “ter informatie” toont, ontstaat een duidelijker beeld van de totale loonkosten. Houd ze visueel gescheiden van de inhoudingen, zodat niemand ze door elkaar haalt.
Stap 8: Cumulatieve totalen
Cumulatieve kolommen (in het Engels year-to-date, YTD) tonen het opgetelde brutoloon, de belasting en de premies sinds het begin van het belasting- of boekjaar. Ze helpen werknemers hun jaarcijfers te controleren en maken de rapportage aan het eind van het jaar eenvoudiger. Onze gids over cumulatieven op de loonstrook legt uit hoe je ze berekent en wanneer het jaar in verschillende landen begint.
Stap 9: Controleer voordat je hem verstuurt
Loop deze lijst na:
- Namen van werkgever en werknemer correct gespeld
- Juiste loonperiode en betaaldatum
- Elke verdienste gebruikt het juiste tarief en aantal
- Inhoudingen komen overeen met wat je hebt berekend en zult afdragen
- Bruto − inhoudingen = netto, en netto = betaald bedrag
- Cumulatief = vorig cumulatief + deze periode
- Valuta duidelijk vermeld
Stap 10: Verstrek de loonstrook
De meeste werkgevers sturen loonstroken nu als pdf per e-mail of via een gedeelde map; afgedrukte exemplaren werken nog steeds goed voor huishoudelijk personeel of werknemers zonder e-mail. Wat je ook kiest, verstrek hem op of rond de betaaldatum. Sommige rechtsgebieden stellen een termijn voor het uitgeven van loonstroken — bekijk de landpagina’s in onze loonstrook voorbeelden voor een overzicht met links naar officiële bronnen.
Zet salarisgegevens niet in een groepschat of een gedeelde inbox. Een loonstrook bevat persoonsgegevens.
Stap 11: Bewaar je administratie
Bewaar een kopie van elke loonstrook die je uitgeeft, samen met urenbriefjes en betalingsbewijzen. Arbeids- en belastinginstanties in veel landen kunnen jaren later nog om de loonadministratie vragen, en bewaartermijnen verschillen. Lees loonstroken bewaren voor de termijnen in een aantal grote landen en tips om salarisgegevens veilig op te slaan.
Veelgemaakte fouten
- Eén totaalregel “salaris”. Specificeer, zodat de werknemer kan zien hoe het bedrag is opgebouwd.
- Werkgeverslasten tussen de inhoudingen zetten. Dan lijkt het nettoloon niet te kloppen.
- Verkeerde periodedata na het kopiëren van de loonstrook van vorige maand.
- Een nettoloon dat niet overeenkomt met de bankoverschrijving.
- Geen kopie bewaard door de werkgever.
Een loonstrook moet loon weergeven dat werkelijk is verdiend en betaald. Er een maken die dat niet doet — voor een leningaanvraag, een visum of iets anders — is fraude, en de voorwaarden van PayslipKit verbieden het.
Ben je er klaar voor? Open de loonstrookgenerator, vul de onderdelen hierboven in en download je pdf.
Deze gids is algemene informatie, geen juridisch of fiscaal advies. De inhoud van de loonstrook en de regels voor inhoudingen hangen af van je land — controleer het bij de officiële bron of een gekwalificeerde adviseur.