Lohnabrechnungen aufbewahren: Wie lange Lohnunterlagen aufbewahrt werden müssen

Eine Lohnabrechnung auszustellen ist die halbe Arbeit; eine Kopie aufzubewahren die andere Hälfte. Arbeitsinspektionen, Steuerbehörden und Gerichte können von Arbeitgebern noch lange nach der Zahlung Lohnunterlagen verlangen, und ein Arbeitnehmer braucht womöglich Jahre später eine Kopie. Dieser Ratgeber erklärt, was Sie aufbewahren sollten, wie lange mehrere große Länder es verlangen und wie Sie Gehaltsdaten sicher speichern.

Was zu den Lohnunterlagen gehört

Aufbewahrungsregeln umfassen meist mehr als die Lohnabrechnung selbst. Zu einem sinnvollen Bestand gehören:

Kopien jeder ausgestellten Lohnabrechnung
Stundenzettel, Anwesenheitsnachweise, Dienstpläne und Überstundenaufzeichnungen
Lohnsätze und deren Änderungen, mit Datum
Nachweise über einbehaltene Abzüge und an Steuer- und Sozialversicherungsbehörden gezahlte Beträge
Urlaubs- und Abwesenheitsaufzeichnungen (Jahresurlaub, Krankheit, Feiertage)
Arbeitsverträge und schriftliche Vereinbarungen über Lohn oder Abzüge
Zahlungsnachweise: Kontoauszüge, Überweisungsbestätigungen, unterschriebene Barquittungen
Jahresübersichten und -bescheinigungen, die an Arbeitnehmer ausgestellt wurden

Wie lange aufbewahren: ausgewählte Länder

Die folgenden Fristen stammen aus offiziellen Regierungsquellen (verlinkt unter „Quellen“). Sie beschreiben die allgemeine Regel; für bestimmte Unterlagen können längere Fristen gelten, und andere Gesetze – Steuer-, Renten- und Datenschutzrecht, Verjährungsfristen für Ansprüche – können gleichzeitig greifen.

Land	Mindestaufbewahrungsfrist (allgemeine Regel)	Behörde
Großbritannien	PAYE-Lohnunterlagen: 3 Jahre ab Ende des Steuerjahres, auf das sie sich beziehen	HMRC
USA	Lohnunterlagen: mindestens 3 Jahre; Unterlagen, auf denen die Lohnberechnung beruht (Stempelkarten, Akkordzettel): 2 Jahre	Department of Labor (FLSA)
USA	Unterlagen zu Lohnsteuern (employment tax): mindestens 4 Jahre nach Abgabe der Erklärung für das 4. Quartal des Jahres	IRS
Kanada	Lohnunterlagen (Papier und elektronisch): mindestens 6 Jahre nach dem Jahr, auf das sie sich beziehen	Canada Revenue Agency
Australien	Beschäftigungsunterlagen, einschließlich gezahltem Lohn und Abzügen je Arbeitnehmer: 7 Jahre (manche Steuer- und Superannuation-Unterlagen: 5 Jahre)	Australian Government (Fair Work Act)
Singapur	Aktuelle Arbeitnehmer: die letzten 2 Jahre; ehemalige Arbeitnehmer: die letzten 2 Jahre, aufzubewahren bis 1 Jahr nach dem Ausscheiden	Ministry of Manpower
Hongkong	Lohn- und Beschäftigungsunterlagen der vorangegangenen 12 Monate, aufzubewahren bis 6 Monate nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers	Labour Department

Zwei Muster fallen auf. Erstens: Arbeitsrechtliche und steuerrechtliche Fristen unterscheiden sich oft – in den USA etwa legen das Department of Labor und der IRS getrennte Fristen fest. Zweitens: Die Frist beginnt häufig mit dem Ende eines Jahres oder dem Ende des Arbeitsverhältnisses, nicht mit dem Datum der Lohnabrechnung.

Für nicht aufgeführte Länder – etwa Deutschland sowie die Seiten zu den Philippinen, den VAE und Indonesien in unseren Vorlagen – prüfen Sie die Vorgaben von Arbeitsministerium und Steuerbehörde jeweils getrennt.

Eine praktische Faustregel

Gelten mehrere Fristen, bewahren Sie die Unterlagen für die längste auf. Viele kleine Arbeitgeber bewahren Lohnunterlagen einfach für die längste in ihrem Land geltende Frist plus einen Puffer auf und löschen sie dann nach festem Plan. Personenbezogene Daten deutlich länger als nötig zu speichern, kann nach Datenschutzrecht selbst ein Problem sein – „alles für immer behalten“ ist also auch keine Lösung.

Papier oder digital?

Die meisten Behörden akzeptieren elektronische Unterlagen, sofern sie vollständig und lesbar sind und auf Anfrage vorgelegt werden können. Manche stellen Bedingungen – etwa, dass Unterlagen in einer bestimmten Sprache, an einem bestimmten Ort aufbewahrt werden oder auf Verlangen ausgedruckt werden können. Wenn Sie digital arbeiten:

Verwenden Sie ein einheitliches Dateinamensschema, etwa 2026-10_Payslip_Surname-Firstname.pdf (z. B. Monat, „Lohnabrechnung“, Nachname-Vorname), damit sich ein Monat oder eine Person leicht finden lässt.
Bewahren Sie PDFs auf, nicht nur bearbeitbare Dateien. Ein PDF zeigt, was tatsächlich ausgestellt wurde.
Sichern Sie an einem zweiten Ort – auf einer externen Festplatte oder bei einem seriösen Cloud-Dienst.
Verlassen Sie sich nicht auf den Browserspeicher. Werkzeuge wie der PayslipKit-Generator speichern Entwürfe der Bequemlichkeit halber im Browser, Browserdaten können aber gelöscht werden. Laden Sie jede Lohnabrechnung als PDF herunter und legen Sie sie ab.
Scannen Sie Papierunterlagen wie unterschriebene Barquittungen und bewahren Sie die Originale auf, wenn das Gesetz es verlangt.

Wenn Sie bei Papier bleiben, nutzen Sie einen abschließbaren Schrank mit einem Ordner pro Arbeitnehmer und Jahr.

Gehaltsdaten vertraulich halten

Lohnunterlagen enthalten einige der sensibelsten personenbezogenen Daten, die ein Arbeitgeber besitzt: Gehälter, Bankverbindungen, Ausweis- und Steuernummern, manchmal krankheitsbedingte Fehlzeiten. Datenschutzgesetze regeln in vielen Ländern, wie diese Daten erhoben, gespeichert, weitergegeben und gelöscht werden dürfen.

Gute Praxis unabhängig von der Rechtsordnung:

Beschränken Sie den Zugriff auf die Personen, die ihn für die Lohnabrechnung brauchen.
Versenden Sie Lohnabrechnungen einzeln, nie in einen Gruppenchat, ein gemeinsames Postfach oder einen Verteiler.
Schützen Sie Dateien per Passwort oder verschlüsseln Sie sie, wenn Sie sie per E-Mail versenden, und schicken Sie das Passwort getrennt.
Maskieren Sie Ausweis- und Kontonummern auf Lohnabrechnungen, wo das Gesetz sie nicht vollständig verlangt.
Löschen Sie nach Plan, sobald die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind – und zwar sicher (Schreddern bei Papier, ordnungsgemäßes Löschen bei Dateien).
Beantworten Sie Anfragen: Arbeitnehmer haben unter Umständen Anspruch auf Kopien ihrer eigenen Unterlagen.

Das gilt für Haushalte mit Hausangestellten genauso wie für Unternehmen.

Wenn Unterlagen fehlen

Haben Sie Lohnunterlagen verloren, rekonstruieren Sie jetzt, was möglich ist – aus Kontoauszügen, Nachrichten und den Kopien des Arbeitnehmers – und vermerken Sie, dass die Unterlage rekonstruiert wurde. Manche Systeme legen dem Arbeitgeber die Beweislast auf, wenn Unterlagen fehlen; Lücken wirken sich im Streitfall daher meist zulasten des Arbeitgebers aus.

Checkliste

Eine Kopie jeder Lohnabrechnung, wie ausgestellt
Stundenzettel, Urlaubs- und Überstundenaufzeichnungen
Nachweis jeder Zahlung
Nachweise über Abzüge und Abführungen
Verträge und schriftliche Lohnvereinbarungen
Aufbewahrungsfrist für jede Unterlagenart ermittelt (arbeits- und steuerrechtlich)
Sichere Ablage mit Backup
Löschplan

Zur Lohnabrechnung selbst siehe Lohnabrechnung erstellen.

Dieser Ratgeber bietet allgemeine Informationen und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Aufbewahrungsfristen ändern sich und können von Art der Unterlage, Branche und Region abhängen. Prüfen Sie die unten genannten offiziellen Quellen oder fragen Sie eine fachkundige Beratung, bevor Sie Unterlagen löschen.