給与明細は、ある期間の給与がどのように計算されたか、つまり何がいくら支給され、何が差し引かれ、実際にいくら口座に振り込まれたかを従業員に正確に伝える書類です。多くの国では内訳を記載した給与明細の交付が法律で義務付けられており、義務がない場合でも、トラブルを防ぐ最もシンプルな方法といえます。このガイドでは、記入する順番に沿って各項目を説明します。
無料の PayslipKit 作成ツールを開きながら読み進めることもできます。以下の各ステップに対応する入力欄があり、ブラウザ上でPDFを作成できます。入力した内容がアップロードされることはありません。
始める前に：必要な数字をそろえる
給与明細は数字を表示するためのもので、数字を決めるものではありません。テンプレートを開く前に、次のものを用意しておきましょう。
- 従業員と取り決めた給与額（月給、日給、時給）
- 労働時間または労働日数、残業時間、取得した休暇、無給の欠勤
- その期間に支払う賞与、歩合給、手当
- 差し引く控除の金額（所得税、社会保険料、年金、貸付金の返済など）。給与計算ソフト、税理士・会計士、または関係当局の公式計算ツールで算出したもの
- 年累計を表示する場合は、今年これまでに発行した給与明細の合計額
PayslipKit は所得税や社会保険料を計算しません。金額はすべてご自身で入力していただきます。そのため内容を自分で管理でき、給与明細を実際に支払い・納付した金額と一致させることができます。
ステップ1：雇用主の情報
上部に事業所名または世帯名と住所を記載します。お住まいの国で給与明細に雇用主の登録番号や税務上の番号を記載する慣行がある場合は、それも加えます。ロゴは任意ですが、入れておくと毎月の書類の見た目に統一感が出ます。
ステップ2：従業員の情報
従業員の氏名に加え、必要に応じて次の情報を記載します。
- 社員番号または職員ID
- 役職または所属部署
- 税務番号や社会保障番号（記載するのが慣行となっている国もありますが、それ以外の国ではプライバシーの観点から記載しないほうがよいでしょう）
- 支払方法（銀行振込、現金、小切手）と、必要であれば口座番号の下数桁
ステップ3：支給対象期間と支給日
給与明細が対象とする期間（「2026年10月1日〜31日」など）と、実際に支払った日を記載します。この2つは別の事実です。対象期間は何の労働に対する支払いかを示し、支給日はいつ支払いが行われたかを証明します。週払いや隔週払いで、給与計算上期間に番号を振っている場合は、その番号（「第32週」など）も記載します。
ステップ4：支給
支給はまとめて1つの金額にせず、種類ごとに1行ずつ記載します。代表的な項目は次のとおりです。
| 支給項目 | 一般的な記載方法 |
|---|---|
| 基本給 | 月額、または単価 × 時間数・日数 |
| 残業手当 | 時間数 × 残業単価 |
| 手当 | 通勤手当、住宅手当、食事手当などを個別に記載 |
| 賞与 / 歩合給 | 金額と、できれば何に対する支給か |
| 休暇中の賃金 | 日数 × 日額 |
これらを合計すると総支給額になります。残業手当を支払う場合は、入力前に残業代計算ツールで掛け算を確認できます。
ステップ5：控除
控除は1つずつ分けて記載し、正式名称があればそれを使います。たとえば国の年金制度の名称や、その国の制度に基づいて源泉徴収した所得税などです。日本の場合であれば、健康保険料・厚生年金保険料・雇用保険料・所得税・住民税といった名称がこれにあたります。主な分類は次のとおりです。
- 法定控除：所得税の源泉徴収、社会保険料、健康保険料、強制加入の年金
- 任意控除：追加の年金拠出、労働組合費、従業員が自ら加入した保険
- その他：給与の前払い分の返済、貸付金の分割返済、無給休暇分の控除（法律と契約で認められている場合）
控除の合計を出します。従業員が同意していない控除や、法律で認められていない控除は決して含めないでください。控除できるものに関するルールは国によって大きく異なります。
ステップ6：差引支給額
差引支給額 = 総支給額 − 控除合計。この金額は、実際に振り込んだ、または手渡しした金額と一致していなければなりません。一致しない場合は、記録漏れの前払い、端数処理の差、誤った単価など、何かが抜けています。計算例は総支給額と手取りの違いをご覧ください。
ステップ7：事業主負担分（任意）
国によっては、雇用主が給与とは別に社会保障や積立基金などへの拠出金を負担しています。これらは従業員の給与から差し引かれるものではありませんが、「参考」として表示しておくと、雇用にかかる総コストがわかりやすくなります。両者を混同しないよう、控除とは見た目でもはっきり分けて表示しましょう。
ステップ8：年累計
年累計（YTD）の欄には、課税年度または会計年度の初めからの総支給額、税金、社会保険料などの累計を表示します。従業員が年間の数字を確認しやすくなり、年末の報告作業も楽になります。年累計の計算方法や各国で年度がいつ始まるかについては、給与明細の年累計（YTD）のガイドで説明しています。
ステップ9：渡す前に確認する
次のリストで確認しましょう。
- 雇用主名と従業員名の表記が正しい
- 支給対象期間と支給日が正しい
- 各支給項目の単価と数量が正しい
- 控除額が計算した金額、および納付する金額と一致している
- 総支給額 − 控除 = 差引支給額となり、差引支給額 = 支払額になっている
- 年累計 = 前回までの年累計 + 今回分になっている
- 通貨がはっきり表示されている
ステップ10：従業員に渡す
現在では、多くの雇用主が給与明細をPDFにしてメールや共有フォルダで渡しています。家事使用人やメールを使わない従業員には、印刷した給与明細でも十分です。どの方法でも、支給日またはその前後に渡すようにしましょう。給与明細の交付期限を定めている国・地域もあります。概要と公式情報へのリンクは、給与明細テンプレートの各国ページで確認できます。
給与の詳細をグループチャットや共有の受信箱に送るのは避けてください。給与明細は個人情報です。
ステップ11：記録を保存する
発行したすべての給与明細の控えを、勤怠記録や支払いの証拠と一緒に保存しておきます。多くの国では、労働当局や税務当局が何年も後に給与計算記録の提示を求めることがあり、保存期間は国によって異なります。主要国の保存期間や給与データを安全に保管するコツについては、給与明細の記録保存をご覧ください。
よくある間違い
- 「給与」として1行にまとめてしまう。 金額がどう積み上がったのか従業員にわかるよう、内訳を記載しましょう。
- 事業主負担分を控除に含めてしまう。 差引支給額が誤っているように見えてしまいます。
- 先月の給与明細をコピーした際に、対象期間の日付を直し忘れる。
- 差引支給額が銀行振込の金額と一致しない。
- 雇用主が控えを保存していない。
給与明細は、実際に得て、実際に支払われた給与を反映したものでなければなりません。ローンの申請やビザなど、どのような目的であっても、事実と異なる給与明細を作成することは詐欺にあたり、PayslipKit の利用規約でも禁止しています。
準備ができたら、給与明細作成ツールを開いて上記の各項目を入力し、PDFをダウンロードしてください。
このガイドは一般的な情報を提供するものであり、法律や税務に関する助言ではありません。給与明細の記載内容や控除のルールは国によって異なります。公式情報または専門家にご確認ください。