O holerite mostra ao funcionário exatamente como o pagamento de um período foi calculado: o que ele ganhou, o que foi descontado e o que de fato chegou à conta bancária. Em muitos países, um holerite discriminado é obrigação legal e, mesmo onde não é, é a forma mais simples de evitar discussões. Este guia percorre cada parte na ordem em que você a preencheria.
Você pode acompanhar no gerador de holerite grátis do PayslipKit, que tem um campo para cada passo abaixo e gera um PDF no seu navegador. Nada do que você digita é enviado.
Antes de começar: reúna os valores
O holerite apenas apresenta os números; ele não os define. Antes de abrir qualquer modelo, tenha em mãos:
- O valor do salário combinado com o funcionário (salário mensal, diária ou valor da hora)
- Horas ou dias trabalhados, horas extras, férias gozadas e faltas não remuneradas
- Bônus, comissões ou auxílios devidos neste período
- Os valores dos descontos que você está retendo — impostos, contribuição previdenciária, previdência, parcelas de empréstimo — calculados pelo seu sistema de folha, pelo contador ou pelas calculadoras oficiais do órgão responsável
- Os totais dos holerites anteriores deste ano, se você mostra valores acumulados no ano
O PayslipKit não calcula impostos nem contribuições sociais. Você digita cada valor, o que mantém você no controle e garante que o holerite corresponda ao que você realmente pagou e recolheu.
Passo 1: Dados do empregador
Coloque o nome da empresa ou da família empregadora no topo, com o endereço. Se você tem um número de registro ou de inscrição fiscal que costuma ser impresso nos holerites do seu país (no Brasil, o CNPJ), adicione-o. O logotipo é opcional, mas ajuda o documento a ter a mesma aparência todo mês.
Passo 2: Dados do funcionário
Inclua o nome completo do funcionário e, quando for o caso:
- Matrícula ou número de registro
- Cargo ou departamento
- Número fiscal ou de previdência, se for costume mostrá-lo (em alguns países é; em outros é melhor omitir por privacidade)
- Forma de pagamento — transferência bancária, Pix, dinheiro ou cheque — e, se útil, os últimos dígitos da conta
Passo 3: Período e data de pagamento
Indique o período coberto pelo holerite (“1 a 31 de outubro de 2026”) e a data em que o dinheiro foi pago. São dois fatos diferentes: o período define qual trabalho está sendo pago; a data de pagamento comprova quando o pagamento aconteceu. Em pagamentos semanais ou quinzenais, numere os períodos (“Semana 32”) se a sua folha usar essa numeração.
Passo 4: Proventos
Liste cada tipo de pagamento em uma linha própria, em vez de um valor único. Linhas típicas:
| Linha de provento | Como costuma ser mostrada |
|---|---|
| Salário base | Valor mensal, ou valor × horas/dias |
| Horas extras | Horas × valor da hora extra |
| Auxílios | Transporte, moradia, refeição, cada um listado separadamente |
| Bônus / comissão | Valor e, de preferência, a que se refere |
| Férias ou licença remunerada | Dias × valor do dia |
Some tudo para obter o salário bruto. Se você paga horas extras, a calculadora de horas extras ajuda a conferir a multiplicação antes de lançar o valor.
Passo 5: Descontos
Liste cada desconto separadamente, com seu nome oficial quando houver — por exemplo, o nome do regime nacional de previdência ou do imposto de renda retido no sistema local (no Brasil, INSS e IRRF). Grupos comuns:
- Descontos legais: imposto de renda retido na fonte, contribuição previdenciária, plano de saúde obrigatório, previdência obrigatória
- Descontos voluntários: previdência complementar, contribuição sindical, seguros que o funcionário escolheu contratar
- Outros: devolução de adiantamento salarial, parcelas de empréstimo, descontos por faltas não remuneradas (quando a lei e o contrato permitirem)
Some os descontos. Nunca inclua um desconto que o funcionário não aceitou ou que a lei não permite; as regras sobre o que pode ser descontado variam muito entre países.
Passo 6: Salário líquido
Salário líquido = salário bruto − total de descontos. Esse valor precisa ser igual ao efetivamente transferido ou entregue. Se não for, falta alguma coisa — um adiantamento não registrado, uma diferença de arredondamento ou um valor errado. Veja salário bruto e líquido para um exemplo prático.
Passo 7: Encargos do empregador (opcional)
Em alguns países o empregador paga contribuições além do salário — por exemplo à seguridade social ou a um fundo de previdência (no Brasil, o FGTS). Elas não são descontadas do salário do funcionário, mas mostrá-las “para informação” dá uma visão mais clara do custo total do emprego. Mantenha-as visualmente separadas dos descontos para ninguém confundir as duas coisas.
Passo 8: Totais acumulados no ano
As colunas de acumulado no ano (YTD) mostram o total de salário bruto, impostos e contribuições desde o início do ano fiscal. Elas ajudam o funcionário a conferir os valores anuais e facilitam as declarações de fim de ano. Nosso guia sobre o acumulado no ano (YTD) no holerite explica como calculá-lo e quando o ano começa em diferentes países.
Passo 9: Confira antes de enviar
Passe por esta lista:
- Nomes do empregador e do funcionário escritos corretamente
- Período e data de pagamento corretos
- Cada linha de provento usa o valor e a quantidade certos
- Os descontos batem com o que você calculou e vai recolher
- Bruto − descontos = líquido, e líquido = valor pago
- Acumulado no ano = acumulado anterior + este período
- Moeda indicada com clareza
Passo 10: Entregue o holerite
Hoje a maioria dos empregadores envia o holerite em PDF por e-mail ou por uma pasta compartilhada; cópias impressas continuam funcionando bem para trabalhadores domésticos ou para quem não usa e-mail. Seja qual for a escolha, entregue no dia do pagamento ou perto dele. Algumas jurisdições definem um prazo para a entrega do holerite — consulte as páginas de país dos nossos modelos de holerite para uma visão geral com links para fontes oficiais.
Não coloque dados de salário em grupo de mensagens ou caixa de e-mail compartilhada. O holerite contém dados pessoais.
Passo 11: Guarde seus registros
Salve uma cópia de cada holerite emitido, junto com as folhas de ponto e os comprovantes de pagamento. Autoridades trabalhistas e fiscais de muitos países podem pedir os registros da folha anos depois, e os prazos de guarda variam. Leia guarda de holerites e registros da folha para ver os prazos definidos por vários países e dicas para armazenar dados salariais com segurança.
Erros comuns
- Uma única linha de “salário”. Discrimine para que o funcionário veja como o valor foi composto.
- Misturar encargos do empregador com descontos. Isso faz o salário líquido parecer errado.
- Datas de período erradas depois de copiar o holerite do mês anterior.
- Salário líquido que não bate com a transferência bancária.
- Nenhuma cópia guardada pelo empregador.
O holerite deve refletir um pagamento realmente devido e efetuado. Criar um que não reflita — para pedido de empréstimo, visto ou qualquer outra finalidade — é fraude, e os termos do PayslipKit proíbem isso.
Quando estiver pronto, abra o gerador de holerite, preencha as seções acima e baixe o seu PDF.
Este guia é informação geral, não assessoria jurídica ou tributária. O conteúdo do holerite e as regras de desconto dependem do seu país — confirme na fonte oficial ou com um profissional qualificado.