薪資單是雇主在每個薪資期間交給員工的文件，說明這次薪資是怎麼算出來的：應發項目、應扣項目，以及最後實際發放的金額。它是一份紀錄，而不是付款本身；錢是透過銀行轉帳、現金或支票支付的，薪資單則負責把它說清楚。
薪資單、薪資明細、薪資條：同一件事，不同說法
這份文件有很多名稱，主要依地區而不同。內容大致相同，只是用語因地而異。
| 名稱 | 常見地區 | 說明 |
|---|---|---|
| Payslip／pay slip（薪資單） | 英國、愛爾蘭、澳洲、紐西蘭、新加坡、香港、菲律賓、南非，以及亞洲與中東大部分地區 | 北美以外最普遍的說法 |
| Pay stub／paycheck stub（薪資存根） | 美國、加拿大 | 原指紙本薪資支票上可撕下的部分 |
| Salary slip（薪資條） | 印度、巴基斯坦、孟加拉、斯里蘭卡、部分波斯灣國家 | 常用於月薪制員工 |
| Wage statement／itemized wage statement（工資明細） | 美國部分州及其他司法管轄區的法律用語 | 強調雇主逐項列明的義務 |
| Earnings statement／statement of earnings（收入明細） | 美國與加拿大的薪資系統、人資入口網站 | 電子薪資紀錄上常見的標示 |
| Pay advice／remittance advice（薪資通知／匯款通知） | 部分公部門與大型雇主 | 以直接轉帳發薪時使用 |
其他語言中常見的說法有：nómina（西班牙文）、fiche de paie 或 bulletin de paie（法文）、Gehaltsabrechnung（德文）、busta paga（義大利文）、loonstrook（荷蘭文）、holerite 或 contracheque（巴西葡萄牙文）、slip gaji（印尼文）與給与明細（日文）。在台灣，一般稱為薪資單、薪資明細或薪資條；香港則多稱「糧單」。
當官方表格、房東或銀行要求提供「pay stubs」或「salary slips」時，指的就是您所說的薪資單。
薪資單包含哪些內容
多數薪資單都由相同的幾個區塊組成：
- 雇主資料：公司或家庭名稱、地址，有時還會有登記號碼或稅籍編號。
- 員工資料：姓名、員工編號、職稱，在某些國家還會列出稅籍或社會保險號碼。
- 薪資期間與發薪日：這次薪資涵蓋的日期，以及實際發薪的日期。
- 應發項目：本薪、加班費、津貼、獎金、佣金、休假工資，每一項各占一行。
- 應發合計：扣款前所有應發項目的總額。
- 應扣項目：代扣的所得稅、社會保險、退休金、健康保險，以及任何自願或約定的扣款。
- 實發金額：員工實際拿到的金額。
- 年度累計（許多地方為選擇性）：自課稅年度開始以來的累計數字。
- 雇主負擔（選擇性）：雇主在薪資之外另行支付的金額，僅供參考顯示。
- 其他資訊：發薪方式、工作時數、剩餘假別天數。
哪些項目是必要的，取決於當地法律。有些國家規定了詳細的清單；有些只要求員工能理解薪資是怎麼算的。我們的薪資單範本各國頁面，整理了涵蓋國家的規定並附上官方資料來源連結。
想看每個區塊在實際範例上的說明，請參考如何看懂薪資單。
為什麼薪資單很重要
對員工而言
- 核對薪資是否正確。 工時、加班費率與扣款都可以逐行核對。
- 收入證明。 房東、貸款機構與政府機關常會要求提供最近幾個月的薪資單。
- 稅務與福利。 薪資單顯示代扣了哪些款項，報稅或申請福利時很重要。
- 爭議時的證據。 一旦對薪資有爭議，薪資單就是書面紀錄。
對雇主而言
- 符合法規。 許多司法管轄區要求雇主在每個薪資期間提供逐項列明的薪資單，有時還有期限。
- 減少詢問。 清楚的明細能在員工開口前，就回答多數「為什麼這個月薪水不一樣？」的疑問。
- 保存紀錄。 薪資單副本是薪資紀錄的一部分，勞動與稅務機關可能會檢查。請見薪資單紀錄保存。
- 信任。 薪資透明是良好勞雇關係的一部分，對小型企業與聘僱家事人員的家庭也一樣，請見家事勞工的薪資單。
紙本還是電子？
兩者一般都被接受。電子薪資單（以電子郵件寄送 PDF，或透過人資入口網站提供）已是多數職場的常態。有些法律要求員工能夠查閱並列印薪資單，或須經員工同意才能以電子方式提供，請查閱您所在國家的規定。對於不使用電子郵件的勞工，提供紙本也完全可以。
薪資單不是什麼
- 不是勞動契約。 它記錄的是實際支付了什麼；應該支付什麼，由勞動契約決定。
- 不是報稅資料。 年度稅務憑單（例如許多國家雇主在年底開立的扣繳憑單）是另外的文件。
- 不是請款單。 自由工作者與承攬人員以請款單或發票向客戶收費；薪資單是給員工的。
薪資單之所以有價值，是因為它反映了真實的僱傭關係與實際的薪資。為從未賺得的薪資製作薪資單（用來申請貸款、租屋或簽證），在幾乎所有國家都屬於詐欺。
動手製作
如果您聘僱員工並需要開立薪資單，PayslipKit 產生器可以在瀏覽器中，用各國專屬的項目名稱製作逐項列明的薪資單，並匯出 PDF。完整流程請見如何製作薪資單。
本文為一般資訊，不構成法律或稅務建議。薪資單的規定因國家而異，有時也因地區而不同，請查閱您所在司法管轄區的官方資料來源。