급여명세서는 사업주가 급여 기간마다 근로자에게 주는 문서로, 급여가 어떻게 계산되었는지를 보여 줍니다. 지급 항목, 공제 항목, 최종 지급액이 담겨 있습니다. 급여명세서는 지급 자체가 아니라 기록입니다. 돈은 계좌 이체, 현금, 수표로 지급되고, 급여명세서는 그 내역을 설명합니다.
Payslip, pay stub, salary slip: 같은 문서, 다른 이름
이 문서는 주로 지역에 따라 여러 이름으로 불립니다. 내용은 대체로 같고, 용어만 지역마다 다릅니다.
| 용어 | 주로 쓰이는 지역 | 참고 |
|---|---|---|
| Payslip / pay slip | 영국, 아일랜드, 호주, 뉴질랜드, 싱가포르, 홍콩, 필리핀, 남아프리카공화국, 아시아와 중동 대부분 | 북미 이외 지역에서 가장 널리 쓰이는 용어 |
| Pay stub / paycheck stub | 미국, 캐나다 | 원래는 종이 급여 수표에서 떼어 내는 부분을 뜻함 |
| Salary slip | 인도, 파키스탄, 방글라데시, 스리랑카, 걸프 지역 일부 | 월급제 직원에게 주로 사용 |
| Wage statement / itemized wage statement | 미국 일부 주와 기타 지역의 법률 용어 | 사업주의 항목별 기재 의무를 강조 |
| Earnings statement / statement of earnings | 미국·캐나다 급여 시스템, 인사 포털 | 전자 급여 기록에 흔히 쓰이는 명칭 |
| Pay advice / remittance advice | 일부 공공 부문과 대기업 | 급여를 계좌 입금으로 지급할 때 사용 |
다른 언어로는 nómina(스페인어), fiche de paie 또는 bulletin de paie(프랑스어), Gehaltsabrechnung(독일어), busta paga(이탈리아어), loonstrook(네덜란드어), holerite 또는 contracheque(브라질 포르투갈어), slip gaji(인도네시아어), 給与明細(일본어) 같은 용어가 쓰입니다.
공공 서식이나 집주인, 은행이 ’pay stubs’나 ’salary slips’를 요구한다면, 급여명세서와 같은 문서를 말하는 것입니다.
급여명세서에 들어가는 내용
대부분의 급여명세서는 다음과 같은 블록으로 구성됩니다.
- 사업주 정보: 사업장 또는 가정의 이름, 주소, 경우에 따라 사업자 등록번호나 세무 관련 번호
- 근로자 정보: 이름, 사번, 직무, 일부 국가에서는 세무 번호나 사회보장 번호
- 급여 기간과 지급일: 급여가 해당하는 기간과 실제 지급일
- 지급 항목: 기본급, 연장근로수당, 각종 수당, 상여금, 성과급(커미션), 휴가 급여를 각각 한 줄씩
- 지급액 합계(세전 급여): 아무것도 공제하기 전의 지급 항목 총액
- 공제 항목: 원천징수된 소득세, 사회보험, 연금, 건강보험, 그 밖의 임의 공제나 합의 공제
- 실지급액: 근로자가 실제로 받는 금액
- 연 누계 금액(많은 곳에서 선택 사항): 과세연도 시작 이후의 누적 금액
- 사업주 부담분(선택): 사업주가 급여와 별도로 납부하는 금액을 참고용으로 표시
- 기타 정보: 지급 방법, 근무 시간, 남은 휴가 일수
이 중 무엇이 의무인지는 현지 법에 따라 다릅니다. 기재 사항을 상세하게 정해 둔 나라도 있고, 근로자가 급여 계산 방법을 이해할 수 있기만 하면 되는 나라도 있습니다. 급여명세서 템플릿의 국가별 페이지에서 다루는 각 나라의 요건을 요약하고 공식 출처를 링크해 두었습니다.
실제와 비슷한 예시로 각 블록을 살펴보려면 급여명세서 보는 방법을 참고하세요.
급여명세서가 중요한 이유
근로자에게
- 급여가 맞는지 확인할 수 있습니다. 근무 시간, 연장근로 단가, 공제 항목을 한 줄씩 검증할 수 있습니다.
- 소득 증빙이 됩니다. 집주인, 금융기관, 정부 기관은 최근 급여명세서를 요구하는 경우가 많습니다.
- 세금과 각종 급여·지원금에 필요합니다. 급여명세서에는 원천징수된 금액이 나와 있어 세금 신고나 지원금 신청 시 중요합니다.
- 분쟁 시 증거가 됩니다. 급여를 두고 다툼이 생기면 급여명세서가 근거 자료가 됩니다.
사업주에게
- 법적 의무 준수. 많은 국가와 지역에서 사업주가 급여 기간마다 항목별 급여명세서를 교부하도록 하며, 기한을 정해 두기도 합니다.
- 문의가 줄어듭니다. 명확한 내역이 있으면 “이번 달 급여는 왜 다르죠?” 같은 질문 대부분이 미리 해결됩니다.
- 기록 보관. 급여명세서 사본은 노동 당국과 세무 당국이 점검할 수 있는 급여 기록의 일부입니다. 급여명세서 기록 보관을 참고하세요.
- 신뢰. 투명한 급여는 좋은 고용 관계의 일부이며, 소규모 사업장이나 가사 근로자를 고용한 가정도 마찬가지입니다. 가사 근로자 급여명세서를 참고하세요.
종이와 전자 중 무엇으로?
둘 다 일반적으로 인정됩니다. 요즘은 이메일이나 인사 포털로 받는 PDF 전자 급여명세서가 대부분의 직장에서 일반적입니다. 근로자가 급여명세서를 열람하고 인쇄할 수 있어야 한다거나, 전자 교부에 근로자의 동의가 필요하다고 정한 법도 있으니 해당 국가의 규정을 확인하세요. 이메일을 쓰지 않는 근로자에게는 인쇄본으로도 충분합니다.
급여명세서가 아닌 것
- 근로계약서가 아닙니다. 급여명세서는 지급한 내역을 보고하고, 근로계약서는 지급해야 할 내용을 정합니다.
- 세금 신고서가 아닙니다. 연간 세무 증명서(많은 나라에서 사업주가 연말에 발급하는 서식 등)는 별도의 문서입니다.
- 청구서(인보이스)가 아닙니다. 프리랜서와 계약자는 고객에게 청구서를 발행하며, 급여명세서는 근로자를 위한 문서입니다.
급여명세서는 실제 고용과 실제 급여를 반영할 때만 가치가 있습니다. 대출, 임대, 비자 신청을 위해 받지 않은 급여에 대한 급여명세서를 만드는 것은 사실상 모든 나라에서 사기에 해당합니다.
급여명세서 만들기
누군가를 고용하고 있어 급여명세서를 발행해야 한다면, PayslipKit 생성기가 국가별 항목명을 갖춘 항목별 급여명세서를 브라우저에서 만들고 PDF로 내보내 줍니다. 전체 과정은 급여명세서 만드는 방법을 참고하세요.
이 가이드는 일반적인 정보이며 법률 또는 세무 자문이 아닙니다. 급여명세서 요건은 국가마다, 때로는 지역마다 다르므로 해당 지역의 공식 출처를 확인하시기 바랍니다.