Privacybeleid

Wie wij zijn

PayslipKit (payslipkit.com) is een online generator voor loonstroken, salarisstroken en loonspecificaties, beheerd door een onafhankelijke ontwikkelaar gevestigd in Taiwan (“wij”, “ons”). Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de beperkte persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven. U kunt ons bereiken via support@payslipkit.com.

Uw loonstrookgegevens blijven op uw apparaat

Alles wat u in de generator invoert of importeert, zoals werkgeversgegevens, namen en adressen van werknemers, personeelsnummers, fiscale nummers of socialezekerheidsnummers (zoals het BSN), salarissen, inhoudingen, bankgegevens, uw logo, csv-bestanden en de pdf's die u downloadt, wordt lokaal verwerkt door JavaScript in uw browser. Het wordt niet naar ons of naar derden verzonden.

Om de tool handig te maken, slaat de generator uw werk op in de lokale opslag (local storage) van uw browser op uw apparaat, bijvoorbeeld:

• uw conceptloonstrook en voorkeuren zoals landinstelling, valuta en documenttaal (sleutel payslipkit_draft);
• uw werkgeversprofiel: bedrijfsnaam, adres, KvK- of registratienummer en logo (sleutel payslipkit_employer);
• uw opgeslagen werknemerslijst, een Pro-functie (sleutel payslipkit_employees);
• uw Pro-licentiegegevens (sleutel payslipkit_license: licentiesleutel, apparaatactivatie-ID, abonnement en het moment van de laatste controle).

Deze gegevens verlaten uw apparaat nooit, tenzij u ze zelf exporteert. U kunt ze op elk moment verwijderen door in de instellingen van uw browser de sitegegevens van payslipkit.com te wissen. Wis ze na gebruik op een gedeelde of openbare computer, want iedereen die hetzelfde browserprofiel gebruikt, kan de opgeslagen gegevens zien. Omdat wij deze gegevens nooit ontvangen, kunnen wij ze ook niet voor u herstellen: bewaar daarom kopieën van de loonstroken die u verstrekt.

Werknemersgegevens die u invoert

Wanneer u gegevens over uw werknemers invoert, bepaalt u zelf wat er wordt verwerkt en waarom. U bent er dus zelf verantwoordelijk voor dat u daarmee rechtmatig omgaat volgens de privacy- en arbeidswetgeving die op u van toepassing is. Omdat PayslipKit deze gegevens nooit ontvangt, verwerken wij ze niet namens u en treden wij niet op als uw verwerker.

Gegevens die wij verwerken wanneer u de site bezoekt

Onze site wordt gehost op Cloudflare Pages. Zoals elke webhost verwerkt Cloudflare technische gegevens, zoals uw IP-adres, de user agent van uw browser, de opgevraagde URL en het tijdstip van het verzoek, om pagina's te leveren en de site tegen misbruik te beschermen. Deze logs worden kort bewaard en wij gebruiken ze niet om u te identificeren.

Wij kunnen Cloudflare Web Analytics gebruiken om te begrijpen welke pagina's populair zijn. Dit is privacyvriendelijk: het gebruikt geen cookies of lokale opslag, maakt geen vingerafdrukken van bezoekers en levert ons alleen geaggregeerde statistieken (paginaweergaven, verwijzers, land, apparaattype).

Betalingen en Pro-licenties

Pro-aankopen worden verwerkt door Polar, dat optreedt als merchant of record en wederverkoper van PayslipKit Pro. Bij een aankoop geeft u uw naam, e-mailadres, factuurland en betaalgegevens rechtstreeks aan Polar, dat deze verwerkt volgens zijn eigen privacybeleid. Wij zien of bewaren uw volledige kaartgegevens nooit.

Polar deelt met ons de bestelgegevens die wij nodig hebben om de dienst en ondersteuning te leveren: uw naam, e-mailadres, land, het gekochte abonnement, de status van bestelling en abonnement, en uw licentiesleutel.

Wanneer u Pro activeert of opnieuw laat controleren (ongeveer eens per drie dagen), stuurt uw browser uw licentiesleutel en een apparaatactivatie-ID naar ons licentie-eindpunt, dat dit controleert bij de licentie-API van Polar. Een korte aanduiding van uw browser en besturingssysteem (bijvoorbeeld “Chrome on Windows”) wordt bij de activatie opgeslagen, zodat u uw apparaten kunt herkennen. Er wordt nooit inhoud van loonstroken meegestuurd.

Cookies en lokale opslag

PayslipKit plaatst geen trackingcookies en toont geen advertenties. Wij gebruiken de lokale opslag van uw browser uitsluitend voor de hierboven beschreven functionele gegevens. Polar kan eigen cookies plaatsen wanneer u de betaalpagina opent. U kunt cookies in uw browser blokkeren of verwijderen; de generator blijft werken.

Rechtsgronden (EER/VK)

• Uitvoering van een overeenkomst: verwerking van bestel- en licentiegegevens om Pro te leveren.
• Gerechtvaardigde belangen: hostinglogs en geaggregeerde analyses zonder cookies om de site te laten functioneren, te beveiligen en te verbeteren.
• Wettelijke verplichting: het bewaren van transactiegegevens waar de wet dat voorschrijft.

Bewaartermijn

Gegevens in uw browser blijven bestaan totdat u ze verwijdert. Bestel- en licentiegegevens worden door Polar en door ons bewaard zolang uw licentie actief is en daarna zolang dat nodig is voor boekhoudkundige, fiscale en juridische doeleinden. E-mails aan de klantenservice worden bewaard zolang nodig is om u te helpen en worden daarna verwijderd.

Delen van gegevens en internationale doorgifte

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet en delen ze niet voor advertentiedoeleinden. Wij delen gegevens alleen met de in dit beleid genoemde dienstverleners (Cloudflare en Polar), die ze kunnen verwerken in andere landen dan het uwe, waaronder de Verenigde Staten, met passende waarborgen zoals modelcontractbepalingen.

Uw rechten

Afhankelijk van waar u woont (bijvoorbeeld op grond van de AVG, de UK GDPR, de Taiwanese Personal Data Protection Act of Amerikaanse privacywetten van staten zoals de CCPA/CPRA) hebt u mogelijk het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of over te dragen, bezwaar te maken tegen of beperking te vragen van de verwerking, en uw toestemming in te trekken. Om deze rechten uit te oefenen, kunt u mailen naar support@payslipkit.com. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij uw lokale toezichthouder voor gegevensbescherming, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens en in België de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Voor aankoopgegevens die Polar bewaart, kunt u ook rechtstreeks contact opnemen met Polar. Werknemers van wie gegevens op een loonstrook staan, kunnen zich het beste tot hun werkgever wenden, want wij ontvangen die gegevens nooit.

Kinderen

PayslipKit is een zakelijk hulpmiddel en is niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen.

Wijzigingen in dit beleid

Wij kunnen dit beleid bijwerken naarmate de dienst zich ontwikkelt. Wij passen dan de datum van “laatst bijgewerkt” hierboven aan en tonen bij ingrijpende wijzigingen een mededeling op de site.

Contact

Vragen over privacy? Mail naar support@payslipkit.com.