Conservación de nóminas: cuánto tiempo guardar los registros

Emitir la nómina es la mitad del trabajo; guardar una copia es la otra mitad. Los inspectores de trabajo, las autoridades fiscales y los tribunales pueden pedir a la empresa sus registros de nóminas mucho después de haber pagado el sueldo, y un trabajador puede necesitar una copia años más tarde. Esta guía explica qué conservar, cuánto tiempo lo exigen varios países importantes y cómo guardar los datos salariales de forma segura.

Qué se considera registro de nóminas

Las normas de conservación suelen abarcar más que la propia nómina. Un conjunto razonable incluye:

Copias de cada nómina emitida
Registros horarios, de asistencia, cuadrantes y registros de horas extra
Las tarifas salariales y sus cambios, con fechas
Registros de las deducciones retenidas y de los importes ingresados a las autoridades fiscales y de seguridad social
Registros de vacaciones y permisos (anuales, por enfermedad, festivos)
Contratos de trabajo y acuerdos escritos sobre salario o deducciones
Justificantes de pago: extractos bancarios, confirmaciones de transferencia, recibos firmados de pagos en efectivo
Resúmenes de fin de año y certificados entregados a los trabajadores

Cuánto tiempo conservarlos: países seleccionados

Los plazos siguientes proceden de fuentes oficiales de cada gobierno (enlazadas en Fuentes). Describen la regla general; algunos registros concretos pueden tener plazos más largos, y otras leyes —fiscales, de pensiones, de protección de datos o de prescripción de reclamaciones— pueden aplicarse a la vez.

País	Plazo mínimo de conservación (regla general)	Autoridad
Reino Unido	Registros de nóminas PAYE: 3 años desde el final del ejercicio fiscal al que corresponden	HMRC
Estados Unidos	Registros de nóminas: al menos 3 años; registros en los que se basan los cálculos salariales (fichas horarias, partes de trabajo a destajo): 2 años	Department of Labor (FLSA)
Estados Unidos	Registros de impuestos sobre el empleo: al menos 4 años después de presentar la declaración del 4.º trimestre del año	IRS
Canadá	Registros de nóminas (en papel y electrónicos): al menos 6 años después del año al que corresponden	Canada Revenue Agency
Australia	Registros laborales, incluido lo pagado a cada trabajador y las deducciones: 7 años (algunos registros fiscales y de superannuation: 5 años)	Australian Government (Fair Work Act)
Singapur	Trabajadores en activo: los 2 últimos años; antiguos trabajadores: los 2 últimos años, conservados durante 1 año después de su salida	Ministry of Manpower
Hong Kong	Registros salariales y laborales de los 12 meses anteriores, conservados hasta 6 meses después de la salida del trabajador	Labour Department

Destacan dos patrones. Primero, los plazos de la normativa laboral y de la fiscal suelen ser distintos: en EE. UU., por ejemplo, el Department of Labor y el IRS fijan plazos diferentes. Segundo, el plazo suele contarse desde el final de un año o desde el fin de la relación laboral, no desde la fecha de la nómina.

Para los países que no aparecen —y para las páginas de Filipinas, Emiratos Árabes Unidos e Indonesia de nuestras plantillas—, consulta por separado al ministerio de trabajo y a la autoridad fiscal.

Una regla práctica

Si se aplican varios plazos, conserva los registros durante el más largo. Muchos pequeños empleadores simplemente guardan los registros de nóminas durante el plazo más largo aplicable en su país más un margen, y después los eliminan según un calendario fijo. Conservar datos personales mucho más tiempo del necesario puede ser en sí mismo un problema según las leyes de protección de datos, así que «guardarlo todo para siempre» tampoco es la solución.

¿Papel o formato digital?

La mayoría de las autoridades aceptan registros electrónicos, siempre que estén completos, sean legibles y puedan presentarse cuando se soliciten. Algunas imponen condiciones; por ejemplo, que los registros se conserven en un idioma determinado, en un lugar concreto o que puedan imprimirse cuando se pidan. Si optas por el formato digital:

Usa un nombre de archivo uniforme, como 2026-10_Payslip_Surname-Firstname.pdf, para encontrar fácilmente un mes o una persona.
Guarda PDF, no solo archivos editables. Un PDF muestra lo que realmente se emitió.
Haz copias de seguridad en una segunda ubicación: un disco externo o un servicio en la nube de confianza.
No dependas del almacenamiento del navegador. Herramientas como el generador de PayslipKit guardan borradores en tu navegador por comodidad, pero los datos del navegador pueden borrarse. Descarga cada nómina en PDF y archívala.
Escanea los registros en papel, como los recibos firmados de pagos en efectivo, y conserva los originales si la ley lo exige.

Si sigues con papel, usa un archivador con llave y una carpeta por trabajador y año.

Mantener la privacidad de los datos salariales

Los registros de nóminas contienen algunos de los datos personales más sensibles que guarda una empresa: salarios, datos bancarios, números de identificación y, a veces, ausencias por motivos de salud. En muchos países, las leyes de protección de datos regulan cómo pueden recogerse, guardarse, compartirse y eliminarse.

Buenas prácticas en cualquier jurisdicción:

Limita el acceso a las personas que lo necesitan para gestionar las nóminas.
Envía cada nómina de forma individual, nunca a un chat de grupo, un buzón compartido o una lista de distribución.
Protege con contraseña o cifra los archivos que envíes por correo, y envía la contraseña por otro canal.
Oculta parcialmente los números de identificación y de cuenta en las nóminas cuando la ley no exija mostrarlos completos.
Elimina según el calendario una vez vencidos los plazos de conservación, y hazlo de forma segura (destrucción del papel, borrado adecuado de los archivos).
Atiende las solicitudes: los trabajadores pueden tener derecho a obtener copias de sus propios registros.

Esto importa tanto a los hogares que emplean a trabajadores del hogar como a las empresas.

Cuando faltan registros

Si has perdido registros de nóminas, reconstruye ya lo que puedas a partir de extractos bancarios, mensajes y las copias del trabajador, y deja constancia de que el registro se ha reconstruido. En algunos sistemas la carga de la prueba recae en la empresa cuando faltan registros, por lo que las lagunas suelen jugar en contra del empleador en caso de conflicto.

Lista de comprobación

Una copia de cada nómina, tal como se emitió
Registros horarios, de vacaciones y de horas extra
Justificante de cada pago
Registros de deducciones e ingresos a las autoridades
Contratos y acuerdos salariales por escrito
Plazo de conservación identificado para cada tipo de registro (laboral y fiscal)
Almacenamiento seguro con copia de seguridad
Calendario de eliminación

Para la nómina en sí, consulta cómo hacer una nómina.

Esta guía ofrece información general, no asesoramiento legal ni fiscal. Los plazos de conservación cambian y pueden depender del tipo de registro, del sector y de la región. Compruébalos en las fuentes oficiales que aparecen a continuación o con un asesor cualificado antes de eliminar cualquier registro.